Los gerentes de negocios deben asegurarse de que el sistema de contabilidad de su empresa sea adecuado y confiable. Los pasos del ciclo contable tienen las funciones contables correspondientes. Es importante que los contables y contadores tengan una idea clara de lo que se necesita para estar seguros de que la información que sale del sistema de contabilidad es completa, oportuna y precisa.

La siguiente ilustración presenta una visión general del ciclo contable junto con los elementos del sistema contable. Los pasos básicos de la contabilidad aparecen en el lado izquierdo. Los elementos contables se muestran en la columna derecha.

  • Preparar documentos originales para todas las transacciones, operaciones y otros eventos de la empresa; los documentos originales son el punto de partida en el proceso de contabilidad; por ejemplo, al comprar productos, la empresa recibe una factura de compra del proveedor. Cuando un cliente utiliza una tarjeta de crédito para comprar el producto del negocio, el negocio recibe el recibo de la tarjeta de crédito como prueba de la transacción. Cuando se preparan los cheques de nómina, un negocio depende de las listas de salarios y las tarjetas de tiempo. Todos estos formularios comerciales clave sirven como fuentes de información en el sistema de contabilidad.
  • Determinar e introducir en los documentos fuente los efectos financieros de las operaciones y otros eventos de la empresa. Ejemplos de transacciones comerciales típicas incluyen pagar a los empleados, realizar ventas a los clientes, pedir dinero prestado al banco y comprar productos que se venderán a los clientes. El jefe contable del negocio establece las reglas y métodos para medir los efectos financieros de las transacciones.
  • Con el uso del documento o documentos originales para cada transacción, el contable realiza el primer asiento, u original, en un diario y luego en las cuentas de la empresa. Un diario es un registro cronológico de las transacciones en el orden en que ocurren. En cambio, una cuenta es un registro separado para cada activo, cada pasivo, etc. Una transacción afecta a dos o más cuentas. El asiento registra toda la transacción en un solo lugar; luego, cada pieza se registra en las dos o más cuentas que se ven afectadas por la transacción.
  • Realizar los procedimientos de fin de período – los pasos críticos para obtener los registros contables actualizados y listos para la preparación de informes de contabilidad de gestión, declaraciones de impuestos y estados financieros. Un año es el período de tiempo más largo que un negocio esperaría para preparar sus estados financieros. antes de que los informes contables puedan ser preparados al final del período, el contador necesita poner al día las cuentas del negocio y completar el proceso de teneduría de libros. Un paso, por ejemplo, es obtener un recuento real del inventario de la empresa para que los registros de inventario se puedan ajustar para tener en cuenta el hurto en las tiendas, el robo de empleados y otras pérdidas. Los empleados de entrada de datos y los contadores pueden no entender completamente la naturaleza inusual de algunas transacciones comerciales y pueden haber ingresado transacciones de manera incorrecta. Una de las razones para establecer estos controles internos es mantener los errores a un mínimo absoluto.
  • Después de que todos los procedimientos de fin de período han sido completados, el contador compila un listado completo de todas las cuentas, el cual se llama el balance de prueba ajustado. Las empresas de tamaño modesto mantienen cientos de cuentas para sus diversos activos, pasivos, capital de los propietarios, ingresos y gastos. Las empresas más grandes pueden llevar miles de cuentas, mientras que los estados financieros externos, las declaraciones de impuestos y los informes de contabilidad interna para los gerentes contienen un número relativamente pequeño de cuentas. Por ejemplo, un balance general externo típico reporta sólo 25 a 30 cuentas (tal vez incluso menos), y una declaración de impuestos sobre la renta típica contiene un número relativamente pequeño de cuentas El contador toma el balance de prueba ajustado y combina cuentas similares en una cantidad resumida que se reporta en un informe financiero o una declaración de impuestos. Por ejemplo, una empresa puede utilizar cientos de cuentas de inventario separadas. El contable descompone estas cuentas en una cuenta de inventario de resumen. Al agrupar las cuentas, el contador debe cumplir con las normas establecidas de información financiera y los requisitos del impuesto sobre la renta.
  • Cierre los libros – lleve la contabilidad para el año fiscal que acaba de terminar y prepárese para comenzar el proceso de contabilidad para el próximo año fiscal.libros es el término común para el conjunto completo de cuentas de un negocio. Las transacciones de un negocio son un flujo constante de actividades que no terminan ordenadamente en el último día del año, lo que puede hacer que la preparación de los estados financieros y las declaraciones de impuestos sea un reto, por lo que el negocio tiene que trazar una clara línea de demarcación entre las actividades para el año (el período contable de 12 meses) que terminó y el año que aún no ha terminado, cerrando los libros durante un año y comenzando con los libros nuevos para el siguiente.