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  4. Monitoreo de la Frecuencia de Depósitos y Saldos de Cuentas

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Por Maire Loughran

Mientras entrevista al cliente de auditoría, averigüe sobre sus fuentes de efectivo y con qué frecuencia realiza depósitos bancarios. Si un cliente de auditoría -especialmente un cliente minorista o uno que recibe una preponderancia de pagos de clientes a través del correo- tiene controles poco estrictos con respecto a la frecuencia de los depósitos bancarios, es probable que necesite realizar más muestreos y pruebas de los artículos depositados. La comprobación de los artículos depositados implica cuestionar la gestión y rastrear desde las pruebas documentales hasta el registro contable. El seguimiento significa que se toma evidencia de las ventas de los clientes, como facturas o cintas Z de caja registradora, y se sigue hasta el diario de comprobantes de caja.

No olvide considerar el lapping – cuando su cliente tiene empleados, desvíe los recibos de efectivo y enmascare el desvío con los recibos subsiguientes para cubrir el robo. Por ejemplo, Joe Smith paga su cuenta y el contador roba el dinero. Al día siguiente, Mary Anderson paga su cuenta. El contable aplica el pago de Anderson a la cuenta de Smith.

Obtener información sobre las rutinas de depósito bancario de su cliente también es importante porque la naturaleza de los depósitos de los clientes indica su urgencia. Y la urgencia de hacer depósitos le hará ser más escéptico si se pierde un día de depósito regular. Por ejemplo, si su cliente de auditoría deposita regularmente de lunes a viernes y usted nota que ha perdido un día, necesita verificar las transacciones de ingresos y los registros bancarios para ver por qué. ¿Fue el día de depósito perdido un día festivo en el que el banco o el cliente no estaban abiertos? ¿O es el depósito bancario al día siguiente del día perdido significativamente más alto de lo habitual, lo que indica que dos días de depósitos se acumulan en uno?

La mayoría de los clientes minoristas depositan diariamente, independientemente de si tienen una caja fuerte para guardar los recibos de efectivo diarios. El objetivo no es sólo limitar la tentación de los empleados, sino también reducir la posibilidad de que alguien robe la tienda a punta de pistola para robar el dinero acumulado.

Un cliente de auditoría que recibe un alto porcentaje de los depósitos de sus clientes en forma de transferencias electrónicas probablemente no tendrá un patrón regular en sus corridas bancarias. Esto se debe a que muchos de los pagos de los clientes se depositan automáticamente en la cuenta corriente de la empresa. En este caso, su evaluación de los controles internos relacionados con el efectivo del cliente dependerá de su evaluación de los controles internos en otros procesos de negocio, tales como ingresos y compras.

Las compañías que a menudo venden y compran en países que no son los Estados Unidos probablemente reciben y pagan fondos electrónicamente. Y no asuma que sólo los grandes clientes de auditoría hacen negocios globalmente.

El efectivo no tiene una relación muy predecible con otras cuentas de estados financieros. Por lo tanto, no se utilizarán muchos procedimientos analíticos, que ocurren cuando se compara lo que está en los libros con lo que se espera que esté en los libros. Sin embargo, puede que estos dos procedimientos analíticos le resulten útiles:

  • Comparación de saldos con saldos de períodos anteriores: Este paso es útil cuando se evalúan las cuentas de anticipos. Usted debe discutir cualquier fluctuación con la gerencia del cliente.
  • Comprobación de los saldos con las cifras presupuestadas: Las cifras presupuestadas de efectivo incluyen los pagos anticipados de las cuentas por cobrar, los recibos de efectivo y el producto de la deuda y el capital. Si las cifras presupuestadas para los recibos de caja basados en los ingresos no se concilian con las cifras reales, la gestión de consultas y, si es necesario, aumentar el muestreo y las pruebas de las transacciones de ingresos para ver si se ha producido una apropiación indebida de los recibos de caja.

Además de estos dos procedimientos analíticos, también se realizan pruebas sustantivas de los saldos de efectivo, incluyendo la verificación de las conciliaciones bancarias del cliente y la comprobación de la cometa.