Prevenga las pérdidas con controles internos

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Por Kenneth Boyd, Lita Epstein, Mark P. Holtzman, Frimette Kass-Shraibman, Maire Loughran, Vijay S. Sampath, John A. Tracy, Tage C. Tracy, Jill Gilbert Welytok

Los procedimientos y procesos que una empresa utiliza para evitar pérdidas de efectivo por malversación de fondos, fraude y otros tipos de deshonestidad están sujetos al término general de controles internos. Interno significa que los controles son instituidos e implementados por el negocio.

Muchos controles internos se dirigen a los propios empleados de la empresa para disuadirlos de aprovechar sus posiciones de confianza y autoridad en la empresa para malversar dinero o para ayudar a otros a engañar a la empresa.

Muchos controles internos están dirigidos a las partes externas con las que el negocio trata, incluyendo clientes (algunos que pueden robar) y proveedores (algunos que pueden duplicar la factura del negocio por una compra). En resumen, el término controles internos incluye toda la gama de tácticas y procedimientos preventivos utilizados por un negocio para proteger sus flujos de efectivo y otros activos.

Ponderación de los costes y beneficios del control interno

Algunas empresas colocan el riesgo de pérdidas de efectivo por fraude cerca de la parte inferior de su clasificación de riesgo. Bajan la categoría de estos posibles filtraciones de efectivo a una baja prioridad. Por consiguiente, es probable que piensen que los controles internos consumen demasiado tiempo y dinero.

La mayoría de las empresas, sin embargo, toman el camino intermedio y asumen que ciertos controles internos básicos son necesarios y rentables – porque sin los controles, la empresa sufriría pérdidas mucho mayores que el costo de los controles internos.

Algunas compañías asumen audazmente que los controles internos de la compañía son 100 por ciento efectivos para prevenir toda malversación de fondos y fraude. Un enfoque más realista es asumir que algunos robos o fraudes pueden pasar por alto la primera línea de controles internos.

Por lo tanto, una empresa debe instalar una capa adicional de controles internos que entran en juego después de que las transacciones y actividades han tenido lugar. Estos controles internos posteriores al hecho sirven como válvulas de seguridad para detectar un problema antes de que se salga de control. El principio de tener ambos tipos de controles es disuadir y detectar.

Comprensión de la colusión

La colusión se define en términos generales como la colaboración entre dos o más partes para cometer un fraude. Los controles internos se basan en dos supuestos:

• Los empleados son básicamente honestos. Si los activos se pierden o se manejan mal, es probable que la pérdida se deba a un error de un empleado, no a un fraude.
• Los controles internos están diseñados para detectar errores y fraudes cuando una de las partes está involucrada. Si hay más de un empleado involucrado, la mayoría de los controles internos no detectarán el error o el fraude. Si se descubre la transacción, puede ser mucho después del hecho.

El factor disuasivo más fuerte contra el fraude es la probabilidad de ser descubierto. Aun así, la gente desesperada sigue corriendo el riesgo de ser atrapada.