8 consejos para ahorrar papel en la oficina

El desperdicio de papel es un gran problema en los negocios. Si puedes reducirlo en el lugar de trabajo, puedes tener un impacto positivo en el medio ambiente y ahorrar dinero. Hay muchas maneras fáciles para que las empresas y organizaciones reduzcan su uso de papel. Incluso las pequeñas acciones pueden convertirse en un hábito y ayudarnos a desarrollar un estilo de vida más sostenible y respetuoso con el planeta, recuerda que tambien puedes ahorrar material de oficina de muchas formas.

Piensa antes de imprimir

Piénsalo dos veces si realmente necesitas imprimir. Si es necesario imprimirlo, asegúrate de que lo haces por ambas caras (dúplex), lo cual es una forma muy fácil de reducir el consumo de papel a la mitad.

Cambiar a los formularios digitales

Ya sea que se envíen encuestas de satisfacción del cliente, se solicite información sobre los productos o se pida información sobre el progreso de las tareas, el uso de formularios digitales es más conveniente y eficiente, así como menos costoso. Además, los formularios en línea le permiten integrar las respuestas automáticamente con otros programas informáticos que utiliza su empresa.

Utilice medios electrónicos para comunicarse

Las tecnologías actuales ofrecen muchas oportunidades para que las empresas trabajen con mucho menos papel. El correo electrónico, las intranets, la Internet y los escáneres de documentos pueden reducir ampliamente el uso de papel y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y dinero.
El correo electrónico, los mensajes de texto y otras plataformas pueden utilizarse para enviar información sin dañar el medio ambiente y es más probable que se recuerde que un trozo de papel.

Rastree la huella de impresión personal en su oficina

Crear sistemas para medir cuántas copias impresas son personalmente responsables de sus trabajadores cada mes. Este conocimiento les motivará a reducir su huella personal de papel. También pueden hacer concursos para promover la reducción de la impresión como «Campeón Verde del mes» para premiar a los que imprimieron menos copias.

Almacenar archivos digitalmente

Guardar sus documentos en un servidor o en un sistema basado en la nube es una solución ecológica, pero también puede mejorar la productividad de la oficina. Utilizando un archivo digital, mantendrá todos sus archivos organizados y almacenados a su gusto. Esto permite a los empleados acceder a ellos cuando ellos lo deseen y mantener los archivos seguros.

Cambiar a la presentación de informes digitales

La presentación de informes se hace más fácil cuando sus registros se guardan en un sistema digital. El software puede ofrecer informes estándar con un par de clics y puede proporcionar información en tiempo real y permitir a los usuarios personalizar sus informes. Los informes digitales ahorran tiempo, dinero y mejoran la precisión.

Imprimir en ambas caras del papel

Si necesitas imprimir, hacerlo por ambos lados del papel reducirá, significativamente, el desperdicio de papel. De hecho, puede ahorrar hasta el 50% de los costos de papel. El dúplex ahorra dinero en la compra de papel, así como en el almacenamiento y el envío.

Comprar papel reciclado

La compra de papel reciclado ahorra energía, reduce las emisiones de gases de efecto invernadero y mantiene el espacio del vertedero libre para otros tipos de basura que no pueden ser reciclados. También deberías considerar la compra de papel hecho de cáñamo, algodón orgánico, o materiales de papel pre-reciclado, alternativas que también podrían ayudar a reducir la producción de papel.
Tal vez no puedas salvar el mundo ahorrando papel. Pero si sigues estos consejos para ahorrar papel en la oficina, estarás haciendo tu parte para ayudar a fomentar una empresa consciente de la sostenibilidad.