Diferentes Tipos de Cuentas de Efectivo

La definición de dinero en efectivo va más allá de las facturas en papel y las monedas. Cualquier tipo de cuenta que esté respaldada por dinero en efectivo se considera una cuenta de dinero en efectivo. Por ejemplo, cuando usted va a la librería de la universidad y escribe un cheque para pagar su libro de texto de contabilidad de nivel intermedio (1,600 páginas), su cheque es igual que efectivo.

Al firmarlo, usted da fe del hecho de que tiene fondos en su cuenta de cheques, lo que permite que este cheque se libere inmediatamente, es decir, que esos fondos se pueden retirar cuando se soliciten.

Cuentas de efectivo

Al hablar de las cuentas de efectivo de una empresa, nos referimos a esas cuentas que representan el dinero líquido, esto es, los recursos de los que la empresa dispone en forma de moneda, física o en bancos, incluso digital, pero que está disponible para su uso inmediato, bien sea desde una caja o desde el banco, a través de cheques, tarjetas o cualquier otro medio.

Efectivo disponible y efectivo no disponible

Una primera clasificación de cara al manejo nos habla de la disponibilidad del efectivo a la mano, así entendemos como efectivo disponible el dinero que podemos movilizar para pagos inmediatos, por ejemplo la caja chica es efectivo disponible, cuando se requiera comprar algún equipo de oficina, recarga de tintas, se puede disponer de inmediato de ello.

El efectivo no disponible, por otro lado, se refiere a esos fondos que sí son de la compañía pero no pueden utilizarse en lo inmediato porque están bajo la figura de depósitos a plazo fijo, sirven como garantía en alguna inversión o situaciones afines. Sigue siendo dinero de la compañía pero por normas en las organizaciones y procesos no conviene mover dichos recursos.

Cuenta dinero en efectivo

El efectivo en una empresa está dentro de la clasificación de activos circulantes, a su vez, el efectivo comprende el dinero líquido, las cuentas de la empresa y los cheques. Debe quedar claro que el dinero por cobrar o el activo fijo tangible como mobiliario e incluso equipos de oficina, no son efectivo, aunque formen parte del capital de la empresa efectivo es solamente lo líquido, esas cuentas de las que puede disponerse para realizar pagos.

Las empresas no necesitan disponer de grandes cantidades de efectivo

Los negocios en el mundo moderno cada vez se basan más en el capital total y menos en el efectivo de manera específica, incluso los millonarios más ricos del mundo, no tendrán en sus cuentas todo el dinero que sabemos que tienen, lo tienen en acciones, inversiones, propiedades, que a su vez generan más recursos.

Incluso las pequeñas empresas cuentan con capital o inversiones, un vehículo, un local, contratos de publicidad a medio plazo, todo ello son inversiones que se espera generen un beneficio para la compañía y forman parte del capital que sí es necesario.

En cualquier institución bancaria lo que se toma en cuenta para aprobar el crédito a una empresa es el capital. Si tienes las cuentas en blanco pero 4 edificios y 12 vehículos seguramente podrás acceder a un préstamo de cierta magnitud.

Tipos de cuentas

Las principales cuentas que se utilizan para llevar el control en empresas son:

  • Las cuentas reales, comprendidas por Activo, pasivo y capital.
  • Las cuentas nominales que comprenden ingresos, costos y gastos.

Cuentas de efectivo en contabilidad

Las cuentas de efectivo son importantes para el control de la empresa al momento de llevar sus libros. Por lo regular las cuentas de este tipo en la empresa se corresponden con Caja y Banco, pero si es necesario según la organización de la empresa y sus procedimientos se utiliza la figura de Tesorería y algunas otras similares.

Puede organizar y administrar sus ingresos y el pago de facturas

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede organizar y administrar sus ingresos y el pago de facturas en uno o más tipos de cuentas de efectivo. Por ejemplo, un negocio minorista probablemente tiene cuentas de operación y de comerciante separadas (una cuenta donde se depositan las transacciones con tarjeta de crédito). Un gran negocio de servicios puede tener cuentas operativas y de nómina separadas. Algunas compañías tienen cuentas de efectivo por las que obtienen ingresos por intereses.

Activos corrientes

El efectivo es un activo corriente y es el más líquido de todos los activos corrientes. Sin embargo, también es importante que entienda el propósito comercial de los diferentes tipos de cuentas de efectivo. Aquí están, junto con una breve descripción:

  • Cuenta corriente operativa: Por lo general, un negocio asigna una cuenta de cheques en particular, a la que llama cuenta de operaciones, para manejar actividades comerciales tales como el depósito de ingresos y el pago de facturas.
  • Cuenta corriente de nómina: Muchas compañías medianas y grandes (¡algunas pequeñas también!) tienen una cuenta de cheques que sólo usan para pagar a sus empleados. Ellos calculan la cantidad total en dólares de cheques o transferencias para pagar a los empleados y transfieren esa cantidad de la cuenta de operaciones para cubrir los cheques de nómina.
  • Cuenta de comerciante: Si un negocio permite a los clientes pagar con tarjeta de crédito, probablemente tiene una cuenta mercantil dedicada en la que sólo depositan fondos del proveedor del comerciante, o la empresa que permite a la empresa procesar las tarjetas de crédito de los clientes. Normalmente, las compañías utilizan los retiros de esta cuenta para cubrir los retiros de pago de facturas.
  • Cuenta de caja chica: La mayoría de las empresas tienen una caja para pagar los gastos diarios de minimis. Esta cuenta también se conoce como una cuenta de anticipos porque siempre lleva el mismo saldo, lo que significa que cada vez que se comprueba la caja, debe tener efectivo o recibos que equivalgan a la cantidad del fondo de caja chica. Así que si el fondo es de $300, el efectivo y los recibos en la caja tienen que ser iguales a $300.
  • Cuenta de barrido: Una cuenta de barrido es una forma de que la empresa obtenga automáticamente ingresos por inversiones. Cada noche, cualquier dinero extra en la cuenta de explotación de la empresa se acumula y se transfiere (barre) a las cuentas de inversión, y el dinero de muchas empresas diferentes se agrupa en un fondo más grande, lo que proporciona la ventaja de una mayor tasa de rendimiento. Luego, a medida que la compañía necesita el dinero para pagar los cheques y los retiros, el dinero se vuelve a depositar en la cuenta operativa.

La definición de efectivo incluye monedas y monedas en caja y en depósito en cuentas corrientes y de ahorro. También incluye activos cercanos al efectivo, como cheques no depositados (cheques recibidos y en proceso de depósito) o depósitos en tránsito (cheques que se han depositado pero que todavía no han aparecido en el extracto bancario).

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