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Contabilidad para tontos, 2ª edición

Por Lita Epstein

Casi cada centavo que entra en su negocio fluye a través de la cuenta de cheques de su negocio (al menos eso es lo que debería suceder). Ya sea que se trate de efectivo recaudado en sus cajas registradoras, pagos recibidos por correo, efectivo utilizado para llenar las cajas registradoras, cuentas de caja chica, pagos enviados para pagar obligaciones comerciales o cualquier otra necesidad de efectivo, este efectivo entra y sale de su cuenta corriente.

Es por eso que su cuenta de cheques es su principal herramienta para proteger su flujo de efectivo.

Elegir el banco adecuado

Encontrar el banco adecuado que le ayude a configurar su cuenta de cheques y los controles que limitan el acceso a esa cuenta es crucial. Al evaluar sus opciones bancarias, hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Tiene este banco una sucursal convenientemente ubicada en mi negocio?
  • ¿Este banco opera en los momentos en que más lo necesito?
  • La mayoría de los bancos tienen cajas de seguridad para depositar dinero en efectivo para que usted pueda depositar los recibos lo más rápido posible al final del día laboral, en lugar de asegurar el dinero en efectivo usted mismo durante la noche.

Visite las sucursales de los bancos locales y compruebe el tipo de servicios comerciales que ofrece cada banco. Preste especial atención a

  • El tipo de atención personal que usted recibe.
  • Qué tipo de cargos pueden ser añadidos por esta atención personal.
  • Cómo se manejan las preguntas.

Algunos bancos requieren que los titulares de cuentas comerciales llamen a una línea centralizada para obtener asistencia en lugar de depender de las sucursales locales. Algunos bancos incluso están añadiendo cargos hoy en día si usted utiliza un cajero en lugar de un cajero automático (cajero automático).

Otros bancos cobran por cada transacción, ya sea un depósito, un retiro o un cheque. Muchos tienen cargos que difieren para las cuentas de negocios, y la mayoría tienen cargos por la impresión de cheques. Si usted está planeando aceptar tarjetas de crédito, compare los servicios ofrecidos para eso también.

Decidir sobre los tipos de controles

Después de elegir su banco, debe considerar qué tipo de cheques desea utilizar en su negocio. Por ejemplo, necesita cheques diferentes dependiendo de si escribe a mano cada cheque o si imprime cheques desde su sistema de contabilidad informatizado.

Si planea girar sus cheques, lo más probable es que utilice un cheque comercial en una carpeta de tres anillos; este tipo de cheque consiste en un vale a la izquierda y un cheque a la derecha. Esta disposición proporciona el mejor control para los cheques manuales, ya que cada cheque y vale están numerados.

Crédito: Muestras de cheques cortesía de Deluxe.comCuando

se escribe un cheque, el vale debe ser llenado con detalles sobre la fecha, el destinatario del cheque y el propósito del cheque. El vale también tiene un espacio para mantener un total de su saldo en la cuenta.

Si planea imprimir cheques desde su sistema de contabilidad computarizado, necesitará ordenar cheques que coincidan con la programación de ese sistema. Cada programa de software tiene una plantilla única para imprimir cheques. La figura muestra un diseño común para los cheques de negocios impresos por su sistema de contabilidad computarizado.

Crédito: Muestras de cheques cortesía de Deluxe.

comPuede ver que en realidad hay tres secciones en un cheque computarizado en blanco: el cheque del medio con dos secciones relativamente en blanco a cada lado.

Para una de las secciones en blanco, usted configura su sistema contable para imprimir los detalles que espera encontrar en un vale manual: la fecha, el nombre del destinatario y el propósito del cheque.

Guarde este talón como control para el uso de cheques. En la otra sección en blanco, imprima la información que necesita el destinatario. Por ejemplo, si se trata de un cheque para pagar una factura pendiente, se incluye toda la información que el proveedor necesita para abonar correctamente dicha factura, como el importe, el número de factura y el número de cuenta.

Si se trata de un cheque de nómina, una de las secciones en blanco debe contener toda la información de nómina requerida, incluyendo la cantidad de cheque bruto, la cantidad de cheque neto, los impuestos tomados, los totales del cheque actual y los totales del año hasta la fecha. Envíe el cheque y la parte que incluye los detalles necesarios para su proveedor, empleado u otro destinatario a quien desee pagar.

Inicialmente, cuando el negocio es pequeño, usted puede mantener el control de la salida de dinero firmando cada cheque. Pero a medida que el negocio crece, probablemente se dará cuenta de que necesita delegar las responsabilidades de firmar cheques a otra persona, especialmente si su negocio requiere que viaje con frecuencia.

Muchos propietarios de pequeñas empresas establecen procedimientos de firma de cheques que permiten que uno o dos de sus empleados firmen cheques por un monto designado, como por ejemplo $5,000. Cualquier cheque por encima de esa cantidad designada requiere la firma del propietario o de un empleado y de una segunda persona designada, como un funcionario de la compañía.

Organizar los depósitos en la cuenta corriente

Por supuesto, usted no sólo se está retirando de la cuenta de cheques de su negocio (eso sería un gran problema). También necesita depositar dinero en esa cuenta, y quiere asegurarse de que sus recibos de depósito contengan todos los detalles necesarios, así como la documentación que respalde la información del depósito.

La mayoría de los bancos proporcionan recibos de depósito impresos con todos los detalles necesarios para asegurarse de que el dinero se deposita en la cuenta apropiada. Por lo general, también le proporcionan un sello de»sólo para depósito» que incluye el número de cuenta para el reverso de los cheques. (Si no recibe ese sello del banco, asegúrese de que se le haga uno lo antes posible).

Quienquiera que abra su correo comercial debe ser instruido a usar ese sello de»sólo para depósito» inmediatamente en el reverso de cualquier cheque recibido en el correo. El sellado «sólo para depósito» en el reverso de un cheque hace que sea mucho más difícil para cualquier persona usar ese cheque para otros fines que no sean los de su negocio.

Si usted recibe cheques personales y comerciales enviados a la misma dirección, necesita establecer algunas instrucciones para la persona que abre el correo con respecto a cómo diferenciar los tipos de cheques y cómo debe manejarse cada tipo de cheque para proteger mejor su efectivo entrante, ya sea para fines comerciales o personales.

Para asegurar el efectivo entrante de manera aún más cuidadosa, algunas empresas establecen servicios de caja de seguridad con un banco. Los clientes u otras personas que envían cheques a la empresa los envían por correo a un número de apartado postal que va directamente al banco, y un empleado del banco abre y deposita los cheques directamente en la cuenta de la empresa.

Usted puede pensar que hacer depósitos bancarios es tan fácil como 1-2-3, pero cuando se trata de depósitos de negocios y cheques múltiples, las cosas se complican un poco más. Para realizar correctamente los depósitos en la cuenta corriente de su empresa, siga estos pasos:

  1. Registre en el recibo de depósito los números de todos los cheques que se están depositando, así como el total de efectivo que se está depositando.
  2. Haga fotocopias de todos los cheques que se depositan para que tenga un registro en caso de que algo se pierda o se extravíe en el banco.
  3. Después de hacer el depósito, adjunte las copias de todos los cheques al recibo de depósito y añada cualquier detalle sobre el origen del efectivo depositado; guarde todo en su carpeta bancaria diaria.