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  3. Elaboración de una cuenta de explotación (PyG) para uso externo

La cuenta de resultados que usted produce para uso externo – instituciones financieras e inversores – puede ser muy diferente de la que usted produce para uso interno de sus gerentes. La mayoría de los propietarios de negocios prefieren proporcionar la cantidad mínima de detalles necesarios para satisfacer a los usuarios externos de sus estados financieros, tales como resúmenes de gastos en lugar de detalles de gastos línea por línea.

Internamente, el contenido de la cuenta de resultados es una historia muy diferente. Con más detalle, sus gerentes están mejor capacitados para tomar decisiones comerciales precisas. La mayoría de las empresas elaboran informes detallados basados en los datos recopilados para elaborar la cuenta de resultados.

Las partidas tales como los descuentos, las devoluciones y los derechos de emisión se extraen normalmente de las cuentas de resultados y se desglosan en más detalles:

  • Los descuentos son reducciones en el precio de venta al público como parte de una venta especial. También pueden ser en forma de descuentos por volumen a clientes que compran grandes cantidades de productos de la empresa. Para poner sus cifras de ventas netas en perspectiva, los propietarios y gerentes de negocios deben hacer un seguimiento de cuánto reducen sus ingresos para atraer ventas.
  • Las devoluciones son transacciones en las que los artículos son devueltos por el comprador por cualquier razón – no del tamaño correcto, dañados, defectuosos, etc. Si el número de devoluciones de una compañía aumenta dramáticamente, un problema mayor puede ser la causa; por lo tanto, los dueños de negocios necesitan rastrear estos números cuidadosamente para identificar y resolver cualquier problema con los artículos que venden.
  • Los descuentos cubren las tarjetas de regalo y otras cuentas que los clientes pagan por adelantado sin llevar ninguna mercancía. Los descuentos son en realidad una responsabilidad para un negocio porque el cliente (o la persona a la que se le dio la tarjeta de regalo) eventualmente regresa a buscar la mercancía y no tiene que pagar nada en efectivo a cambio.

Otra sección de la cuenta de resultados que es probable que se desglose en más detalles para uso interno es el Costo de los bienes vendidos. Básicamente, se toma el detalle recopilado para calcular esa partida, incluyendo el inventario inicial, el inventario final, las compras y los descuentos por compras, y se presenta en un informe separado.

No hay límite en el número de informes internos que se pueden generar a partir de los detalles que se incluyen en la cuenta de resultados y otros estados financieros. Muchas empresas diseñan un informe que analiza las tendencias mensuales de los ingresos, el costo de los bienes vendidos y los ingresos. Utilizando un sistema computarizado, usted puede producir estos reportes en cualquier momento durante el mes.

Muchas compañías también diseñarán un informe que compare el gasto real con el presupuesto. En este informe, cada una de las partidas individuales de la cuenta de explotación (PyG) aparece con sus cifras de presupuesto planificadas adjuntas y las cifras reales. Puede marcar cualquier diferencia importante e investigarla si es necesario.