Mantenerse al tanto de sus cuentas

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Por Lita Epstein

Eventualmente, usted tiene que pagar tanto por el inventario como por los suministros que compre para su negocio. En la mayoría de los casos, las facturas se contabilizan en la cuenta de Acreedores cuando llegan y se pagan a su vencimiento.

Una gran parte del dinero en efectivo que se paga de su cuenta de dinero en efectivo está en forma de cheques enviados para pagar las facturas que vencen en Cuentas por Pagar, por lo que necesita tener un control cuidadoso sobre las cinco funciones clave de Cuentas por Pagar:

• Introducción de los efectos a pagar en el sistema contable
• Preparar los cheques para pagar las cuentas
• Firmar cheques para pagar las cuentas
• Envío de cheques de pago a proveedores
• Conciliación de la cuenta corriente

En su negocio, es probable que la persona que ingresa las facturas a pagar en el sistema también prepare los cheques de pago, pero las otras tareas deben ser realizadas por otra persona. Nunca debe permitir que la persona que prepara el cheque revise las facturas que se van a pagar y firme los cheques, a menos, por supuesto, que esa persona sea usted, el dueño del negocio.

La persona que firma los cheques debe revisar cuidadosamente lo que se está pagando, verificar que en esa documentación se muestran las aprobaciones adecuadas de la administración para el pago y confirmar que la cantidad que se está pagando es correcta. También debe separar las responsabilidades para asegurarse de que la persona que concilie su cuenta de cheques no esté preparando o firmando cheques.

El manejo adecuado de las Cuentas por Pagar puede ahorrarle mucho dinero a su empresa al evitar los cargos por pagos atrasados o intereses y al aprovechar los descuentos que se ofrecen por pagar anticipadamente. Si está utilizando un sistema de contabilidad computarizado, la fecha de vencimiento de la factura y cualquier información de descuento debe ser ingresada en el momento en que recibe el inventario o los suministros (consulte la figura para ver cómo registra esta información).

Si está trabajando con un sistema de papel en lugar de un sistema de contabilidad computarizado, necesita configurar alguna forma de asegurarse de no perderse las fechas de vencimiento de las facturas. Muchas empresas utilizan dos archivos de acordeón: uno que se crea cada mes y otro que se crea cada día.

Cuando una factura llega por primera vez, se coloca en el primer archivo de acordeón de acuerdo con el mes en el que se debe pagar. El primer día de ese mes, el empleado de Cuentas por Pagar saca todas las facturas que vencen ese mes y las pone en el archivo diario de acordeón basado en la fecha de vencimiento de la factura. Los cheques de pago se envían por correo a tiempo para llegar a la oficina del vendedor en la fecha de vencimiento.

En algunos casos, las empresas ofrecen un descuento si sus facturas se pagan antes de tiempo. Supongamos que las condiciones del descuento para el proveedor son «2% 10 Neto 30». Esto significa que si la factura se paga en 10 días, la compañía puede obtener un descuento del 2 por ciento; de lo contrario, el monto adeudado debe pagarse en su totalidad en 30 días. Además, muchas compañías afirman que se cobrarán intereses o cargos por retraso si no se paga una factura en 30 días.

Por ejemplo, si la factura era de $1,000 y la compañía la paga en diez días, puede tomar un descuento del 2 por ciento, lo que significa que pagarían $20 menos, o $980. Eso puede no parecer mucho, pero si su compañía compra $100,000 de inventario y suministros en un mes y cada vendedor ofrece un descuento similar, la compañía puede ahorrar $2,000. En el transcurso de un año, los descuentos en las compras pueden ahorrarle a su negocio una cantidad significativa de dinero y mejorar las ganancias de la empresa.