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El diario de recibos de caja es el primer lugar donde usted registra el efectivo que recibe para su negocio. La mayor parte del efectivo recibido cada día proviene de las ventas diarias; otras posibles fuentes de efectivo incluyen depósitos de capital del propietario de la compañía, pagos de facturas de clientes, nuevos fondos de préstamos e intereses de cuentas de ahorro.

Cada entrada en el diario de Comprobantes de caja no sólo debe indicar cómo se ha recibido el efectivo, sino también designar la cuenta en la que se depositará el efectivo. En la contabilidad de doble entrada, cada operación se introduce dos veces: una como cargo y otra como abono. Por ejemplo, el efectivo recibido por las ventas se abona en la cuenta de ventas y se carga en la cuenta de efectivo.

En el diario de Comprobantes de caja, la cuenta de efectivo es siempre el débito porque es donde usted deposita su dinero inicialmente. Los créditos varían dependiendo de la fuente de los fondos. El ejemplo muestra el aspecto de una serie de transacciones cuando se introducen en un diario de recibos de caja.

El primer punto de entrada para el efectivo recibido es el diario de ingresos de caja.

Usted registra la mayor parte del efectivo que recibe diariamente porque es efectivo recibido por el cajero, llamado ventas en caja registradora o simplemente ventas en el diario. Cuando se registran cheques recibidos de clientes, se enumeran el número y el nombre del cheque del cliente, así como el importe. En el gráfico, el único otro efectivo recibido es un depósito en efectivo de H.G. para cubrir un déficit de efectivo.

El diario de Ingresos de caja de la figura tiene siete columnas de información:

  • Fecha: La fecha de la transacción.
  • Cuenta acreditada: El nombre de la cuenta acreditada.
  • PR (referencia del puesto): Dónde se contabilizará la transacción al final del mes. Esta información se rellena al final del mes cuando se realiza la contabilización en las cuentas del libro mayor. Si la entrada a contabilizar en las cuentas se resume y se totaliza en la parte inferior de la página, puede marcar la casilla de verificación junto a la entrada en la columna PR. Para las operaciones listadas en las columnas Crédito general o Débito general, se debe indicar un número de cuenta para la cuenta en la que se contabiliza la operación.
  • Crédito General: Transacciones que no tienen sus propias columnas; estas transacciones se introducen individualmente en las cuentas afectadas, por ejemplo, según la figura, H.G. depositó $1,500 de su propio dinero en la cuenta Capital el 4 de marzo para pagar cuentas. El crédito que se muestra allí se contabilizará en la cuenta de Capital al final del mes porque la cuenta de Capital registra toda la información sobre los activos que H.G. paga al negocio.
  • Crédito de deudores: Cualquier transacción que se contabiliza en la cuenta de deudores (que hace un seguimiento de la información sobre los clientes que compran productos a crédito de tienda).
  • Crédito de ventas: Créditos para la cuenta de ventas.
  • Débito en efectivo: Cualquier cosa que se añada a la cuenta de efectivo.

Puede configurar su diario de recibos de caja con más columnas si tiene cuentas con recibos de caja frecuentes. La gran ventaja de tener columnas individuales para las cuentas activas es que, cuando se suman las columnas al final del mes, el total de las cuentas activas es lo único que hay que añadir a las cuentas del libro mayor, lo que supone mucho menos trabajo que introducir cada transacción de ventas individualmente en la cuenta del libro mayor.