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  3. Contabilidad: Contabilización de información del diario en las cuentas apropiadas

Cuando los contadores cierran sus libros al final del mes, resumen todas las revistas, es decir, suman las columnas y publican la información para actualizar todas las cuentas involucradas.

La publicación de las páginas del diario es un proceso de cuatro pasos en la contabilidad:

  1. Numere cada página del diario en la parte superior si no está ya numerada.
  2. Todas las transacciones registradas en las columnas de Débito General o Crédito General deben registrarse individualmente en el Libro Mayor.
  3. Contabilice las entradas en la cuenta del libro mayor Cada operación de una columna de abono general o de débito general debe contabilizarse por separado. Basta con contabilizar los totales en el libro mayor para las otras columnas en las que se introdujeron las operaciones para cuentas más activas en el diario general. Enumere la fecha y el número de página del diario, así como el importe del cargo o abono, para que pueda encontrar rápidamente la entrada de la transacción original si necesita más detalles. Sólo los diarios tienen ambos lados de una transacción.
  4. Si la entrada que se va a contabilizar en las cuentas se resume y se totaliza en la parte inferior de la página, sólo tiene que marcar la casilla de verificación junto a la entrada en la columna PR. Para las operaciones listadas en las columnas Crédito general o Débito general, se debe indicar un número de cuenta para la cuenta en la que se contabiliza la operación. Este proceso le ayuda a confirmar que ha contabilizado todas las entradas en el libro mayor.

La contabilización en el libro mayor se realiza al final de un período contable como parte del proceso de cierre de las cuentas.

El ejemplo muestra una página de diario resumida, específicamente el diario de recibos de caja. Se puede ver que las entradas que se listan en las columnas Crédito de ventas y Débito de caja en el diario de comprobantes de caja se acaban de verificar. Sólo se colocó una entrada en la columna Crédito general, y esa entrada tiene un número de cuenta en la columna PR:

Resumen de las entradas del diario de recibos de caja después de los primeros cinco días.

Como se puede ver en la figura, después de resumir el diario de Ingresos de caja, sólo hay cuatro cuentas de libro mayor (Haber general, Haber de deudores, Haber de ventas y Haber de caja) y tres cuentas de deudor (S. Smith, J. Jones y P. Perry) en las que es necesario contabilizar entradas. Mejor aún, el saldo de las entradas es de $2,900 en débitos y $2,900 en créditos.