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  3. Cuentas de caja chica para su pequeña empresa

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Por Lita Epstein

Cada negocio necesita dinero inesperado casi una vez a la semana. Ya sea dinero para pagar al cartero cuando trae una carta o paquete contra reembolso, dinero para comprar algunos sellos de emergencia para sacar el correo, o dinero para algunos suministros de oficina necesarios antes de la próxima entrega, los negocios necesitan tener algo de dinero en efectivo a mano, llamado caja chica, para gastos inesperados.

Usted ciertamente no quiere tener mucho dinero en la oficina, pero debe guardar de $50 a $100 en una caja chica. Si usted se enfrenta a gastos en efectivo con más o menos frecuencia de lo que esperaba inicialmente, puede ajustar la cantidad que se guarda en la caja chica en consecuencia.

No importa cuánto dinero guarde en la caja chica, asegúrese de establecer un buen sistema de control que requiera que cualquier persona que use el dinero en efectivo escriba un vale que especifique cuánto se usó y por qué. Si es posible, también debería pedir que se adjunte un recibo de caja de la tienda o de la oficina de correos, por ejemplo, al vale para justificar la retirada de efectivo.

En la mayoría de los casos, un miembro del personal compra algo para el negocio y luego recibe un reembolso por ese gasto. Si el gasto es lo suficientemente pequeño, puede reembolsarlo utilizando el fondo de caja chica. Si el gasto es más que unos pocos dólares, es probable que le pida a la persona que llene un formulario de cuenta de gastos y que le reembolsen con un cheque. El efectivo para gastos menores generalmente se usa para gastos menores de $5 a $10 o menos.

El mejor control para el efectivo para gastos menores es elegir a una persona en la oficina para que maneje el uso del efectivo para gastos menores. Antes de darle a esa persona más dinero en efectivo, debe ser capaz de probar la ausencia de efectivo utilizado y por qué se utilizó.