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  4. Evaluación de los controles relacionados con el efectivo

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Por Maire Loughran

Cuando evalúe el riesgo de control de efectivo de un cliente de auditoría, recuerde que el riesgo de control se ve directamente afectado por los controles internos que la empresa ha establecido. El efectivo es una cuenta riesgosa porque el dinero puede ser robado fácilmente si el negocio carece de buenos controles internos. Una gestión adecuada de la tesorería es crucial para que todas las empresas puedan cumplir con sus obligaciones de pago a corto plazo. Su evaluación de los controles de efectivo de un cliente es importante porque los controles deficientes pueden afectar la evaluación de su empresa en marcha (si usted cree que la empresa permanecerá en el negocio durante al menos un año después de la fecha del balance general).

El proceso de efectivo tiene un riesgo de control asociado con un problema importante: el registro correcto de los saldos de las cuentas de efectivo en los estados financieros.

Separar las tareas es siempre la primera característica de tener buenos controles de efectivo porque proporciona un sistema de controles y balances. El hecho de que más de un empleado trabaje en una tarea específica de contabilidad de caja reduce la capacidad de un empleado para eludir el sistema de contabilidad y robar a la empresa.

Por ejemplo, cuando una empresa recibe pagos de los clientes por correo, he aquí una forma de que las tareas se puedan separar entre los empleados:

  • Un empleado abre el correo y mantiene un registro manual o computarizado de todo el efectivo y los cheques recibidos. Este log debería listar el número de cheque, el importe, el pagador y el propósito del pago (por ejemplo, los números de factura que se están pagando). Este empleado también debe endosar de forma inmediata y restrictiva el reverso de los cheques con un sello que diga «Sólo para depósito» e incluya el nombre de la empresa y el número de cuenta bancaria.
  • Otro empleado es responsable de aplicar el pago a la cuenta del cliente utilizando el log.
  • Un tercer empleado registra los pagos en el recibo de depósito bancario, reconciliando el número y los importes de los pagos con el log de efectivo y cheques recibidos.
  • Otro empleado, que no tiene acceso a los recibos de depósito, lleva el depósito al banco. El no tener acceso a los recibos de depósito evita que el empleado retire dinero en efectivo del depósito y prepare un nuevo recibo de depósito por la cantidad enmendada.

A falta de colusión entre los cuatro empleados, no debería haber ningún problema con la apropiación indebida de los pagos de los clientes recibidos por correo.

Las empresas tienen el imperativo moral de hacer que el robo de empleados sea lo más difícil posible. Tener controles de efectivo laxos puede ser una tentación casi abrumadora para un empleado que se enfrenta a tiempos financieros difíciles. Su grado de participación aquí es evaluar los controles internos para ver si son adecuados para prevenir el robo por parte de los empleados o para detectarlo de manera oportuna. Su única preocupación es si las afirmaciones de los estados financieros con respecto a los saldos de efectivo son materialmente correctas, lo que significa que no se cometió ningún robo o que el robo ocurrió pero que el efectivo y otras cuentas afectadas fueron ajustadas. No tiene que preocuparse de que se presenten cargos criminales contra un empleado que cometa un robo.

En la mayoría de los actos de robo de empleados, tres circunstancias conducen a la comisión de fraude:

  • Un incentivo para robar: Una compañía no puede hacer mucho con respecto al incentivo de un empleado para robar o su capacidad para racionalizar el robo.
  • La oportunidad de robar: Su cliente de auditoría puede hacer mucho para reducir la oportunidad de robar a casi cero. Hablo de dos maneras antes en esta sección: separando las tareas y monitoreando los depósitos en efectivo.
  • La capacidad de racionalizar o justificar el robo: Algunos empleados, tanto gerentes como no gerentes, encontrarán razones para justificar el fraude, al menos ante ellos mismos.