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  3. Examinar sus cuentas de activos

Las actividades de un negocio implican entradas y salidas de efectivo, como usted sabe. Sin embargo, lo que tal vez no sepa es que el proceso de obtención de ganancias también involucra otros cuatro activos operativos básicos, que se explican aquí para darle una idea más realista de lo que implica obtener una ganancia.

Cuentas por cobrar

Muchas empresas utilizan una cuenta de activos de cuentas por cobrar para registrar los montos adeudados a la empresa por sus clientes. Las cuentas por cobrar de activos permiten a los clientes de un negocio comprar a crédito. En la mayoría de los casos, su empresa no cobra todas sus cuentas por cobrar al final del año, especialmente en el caso de las ventas a crédito que se producen en las últimas semanas del año. Los ingresos por ventas y los gastos de precio de coste para estas ventas se registran tan pronto como se completa una venta y se entregan los productos a los clientes.

Esta es una característica de la base contable de la periodificación, que registra los ingresos cuando se realizan ventas y los gastos cuando se producen costes. Cuando se realizan ventas a crédito, se incrementa la cuenta de activos fijos de deudores; más tarde, cuando se recibe efectivo del cliente, se incrementa el efectivo y se reduce la cuenta de deudores.

Activo de inventario

El costo de un producto que su negocio adquiere con el propósito de venderlo pasa a una cuenta de activos de inventario. Esta cuenta de activos de inventario registra los costos de adquirir sólo productos que su negocio aún no ha vendido.

Un negocio que vende productos necesita tener un stock de esos productos a mano para poder venderlos a sus clientes. Esta reserva de bienes en los estantes (o en el espacio de almacenamiento en la trastienda) que esperan ser vendidos se llama inventario. El costo de los productos no vendidos no se enumera como gasto hasta que los productos se venden realmente; por lo tanto, los productos adquiridos pero no vendidos se enumeran en la cuenta de activos de inventario. De este modo, los gastos del precio de coste se comparan correctamente con los ingresos por ventas de las mercancías vendidas.

Activo de gastos pagados por anticipado

Los gastos pagados por adelantado son lo opuesto de los gastos no pagados. Por ejemplo, un negocio compra un seguro de responsabilidad civil general (en caso de que un cliente se resbale en un piso mojado y demande a la compañía), y las primas del seguro deben ser pagadas con anticipación, antes de que comience la cobertura. El costo de la prima se asigna a los gastos en el período real beneficiado. Al final del año, el negocio puede estar sólo a mitad del período de cobertura del seguro, por lo que sólo cobra la mitad del costo de la prima como gasto. Por lo tanto, en el momento del pago de la prima, el monto total se registra en la cuenta de gastos prepagados, y por cada mes de cobertura, la fracción apropiada del costo se transfiere a la cuenta de gastos del seguro.

Gasto por depreciación

Los edificios, maquinaria y equipo de oficina son activos fijos que no se mantienen para la venta en el curso ordinario de las actividades comerciales. La depreciación se refiere a la distribución del costo de un activo fijo a lo largo de los años de su vida útil a un negocio, en lugar de cargar el costo total a gastos de una sola vez. De esta manera, cada año de uso conlleva una parte del coste total. Por ejemplo, los coches de empresa se amortizan generalmente en cinco años; la idea es cargar una fracción del coste total a los gastos de amortización durante cada uno de esos cinco años.