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El diario de Desembolsos en Efectivo es el primer lugar donde se registra el efectivo que sale del negocio y se utiliza para pagar cuentas, salarios, alquileres y otras necesidades. El diario de Desembolsos en efectivo es el punto de entrada original para todo el efectivo comercial pagado a otros.

A ningún empresario le gusta ver que el dinero salga por la puerta, pero imagínese lo que los acreedores, vendedores y otros pensarían si no recibieran el dinero que se les debe. Ponte en su lugar: ¿Podría comprar los suministros necesarios si otras compañías no pagaran lo que le deben? De ninguna manera.

Cada entrada en el diario de desembolsos en efectivo no sólo debe indicar cuánto dinero en efectivo se pagó, sino también designar qué cuenta se reducirá en valor debido al desembolso en efectivo. Por ejemplo, el efectivo desembolsado para pagar facturas se abona en la cuenta Efectivo (que disminuye de valor) y se carga en la cuenta desde la que se paga la factura o el préstamo, como por ejemplo, Acreedores.

En el diario de desembolsos de caja, la cuenta de caja es siempre el Haber y los cargos varían en función de las deudas pendientes a pagar. El ejemplo muestra el aspecto de una serie de operaciones cuando se introducen en un diario de pagos en efectivo.

El primer punto de entrada para el efectivo saliente es el diario de pagos en efectivo.

El diario de desembolsos en efectivo de la figura tiene ocho columnas de información:

  • Fecha: La fecha de la transacción.
  • Cuenta cargada: El nombre de la cuenta cargada así como cualquier detalle sobre el motivo del cargo.
  • Número de cheque: El número del cheque utilizado para pagar la deuda.
  • PR (referencia del puesto): Dónde se contabilizará la transacción al final del mes. Si la entrada que debe contabilizarse en las cuentas se resume y se totaliza en la parte inferior de la página, puede poner una marca de verificación junto a la entrada en la columna PR. Para las operaciones listadas en las columnas Crédito general o Débito general, se debe indicar un número de cuenta para la cuenta en la que se contabiliza la operación.
  • Débito general: Por ejemplo, según la figura, el alquiler se pagó el 1 de marzo y se indicará mediante un cargo en la cuenta de gastos de alquiler.
  • Cuentas por pagar en el Debe: Cualquier operación que se contabilice en la cuenta de Acreedores (que realiza un seguimiento de los efectos vencidos).
  • Débito de salarios: Cargos en la cuenta de gastos de salarios, que aumentan el importe de los gastos de salarios pagados en un mes determinado.
  • Cash Credit (Crédito en efectivo): Cualquier cosa que se deduce de la cuenta de efectivo.

Se puede configurar el diario de pagos en efectivo con más columnas si se tienen cuentas con pagos en efectivo frecuentes. Por ejemplo, en la figura, el contador de esta empresa ficticia agregó una columna cada uno para Cuentas por Pagar y Sueldos porque el efectivo de ambas cuentas se desembolsa varias veces durante el mes.

En lugar de tener que listar cada desembolso en las cuentas de Cuentas por Pagar y Sueldos, puede simplemente sumar cada columna del diario al final del mes y sumar los totales a las cuentas apropiadas. Este enfoque ahorra mucho tiempo cuando está trabajando con sus cuentas más activas.