Confirmación de cuentas por cobrar durante una auditoría

Un problema importante de auditoría con las cuentas por cobrar es si el importe reflejado en el libro mayor de la subsidiaria del cliente concuerda con el saldo de cliente correcto. Cuando se auditan cuentas por cobrar, a menudo se utilizan confirmaciones para asegurarse de que los importes reflejados en las cuentas por cobrar son exactos.

El envío de confirmaciones no es obligatorio para cada auditoría. El hecho de enviar confirmaciones depende de su criterio profesional y de su experiencia previa con el cliente.

Contabilidad de deudores

Para confirmar la contabilidad de deudores, es necesario reconciliar el libro auxiliar de deudores con todos los deudores que deben dinero a la empresa con el importe total que aparece en el balance. Tu trabajo es asegurarte de tres cosas:

• Las transacciones representadas en las cuentas por cobrar son obligaciones válidas y auténticas de terceros.
• El saldo de clientes es correcto.
• Todas las cuentas incobrables han sido debidamente canceladas.

El informe del libro auxiliar de deudores, también conocido como informe de deudores antiguos, muestra todos los importes que los clientes deben a la empresa, agrupados por el número de días pendientes a una fecha determinada. La agrupación normal es la siguiente:

• Actual (menos de 30 días pendientes)
• 30-60 días
• 61-90 días
• 91-120 días
• Más de 120 días

Solicitudes de confirmación

Para lograr sus dos primeros objetivos -verificar la existencia del cliente y la exactitud de los saldos de clientes-, realice una prueba utilizando solicitudes de confirmación. Estas solicitudes son formularios que se envían a los clientes que figuran en el libro de cuentas por cobrar para verificar los hechos y cifras contenidos en los libros del cliente. La carta de confirmación es corta y enumera la cantidad total que un cliente debe en una fecha determinada. Existen dos clases de solicitudes de confirmación: positivas y negativas.

• Confirmación positiva: Una solicitud de confirmación positiva pide que un cliente firme y le envíe el formulario por correo, ya sea atestiguando el hecho de que la cifra adeudada es correcta o corrigiéndola. Una solicitud de confirmación positiva también puede mostrar la cantidad en dólares que se debe en blanco, requiriendo que el cliente la llene de acuerdo a sus registros.
• Confirmación negativa: Una solicitud de confirmación negativa pide al cliente que responda sólo si la cifra que aparece en su carta es incorrecta.

Bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), su cliente debe tener en cuenta las cuentas incobrables. Esta asignación es una estimación.

Usted debe comparar las cuentas incobrables del año anterior con la cantidad estimada para el año de auditoría para ver si la deuda incobrable está aumentando o disminuyendo. También debe revisar los archivos de los clientes para averiguar qué medidas se tomaron para verificar que las cuentas eran efectivamente incobrables.