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  3. Integración de Jive con Microsoft Office 365

Por Kacey Kroh, Abshier House, Abshier House

Ahora puede utilizar Jive desde sus aplicaciones Microsoft Office 365. Dado que Jive es una solución de software social de clase empresarial diseñada para entornos de oficina, tiene demasiado sentido que a mediados de septiembre de 2014, Jive Inc. anunciara el lanzamiento de un plug-in de software que permite la integración de Jive en las aplicaciones de Microsoft Office 365.

Lo que esto significa para usted es que ya no tendrá que abrir la aplicación Jive, sino que podrá colaborar, publicar discusiones de Jive y compartir sus archivos con los miembros de Jive desde varios de los muchos productos de Office 365 que ya utiliza diariamente.

Los complementos de Jive, como los plug-ins de conectores para Office 365, se clasifican como «soluciones de software comercial», y se debe obtener una licencia de complemento comercial adicional para activar y utilizar los complementos preinstalados que vienen con el software original de Jive. Desafortunadamente, si desea utilizar esta función, debe ponerse en contacto con un miembro del equipo de ventas de Jive para obtener acceso de pago.

Plug-ins Jive para Microsoft Office 365

Los plug-ins de Jive vienen preinstalados cuando el software de Jive está integrado en su estación de trabajo o cuando los plug-ins actualizados están disponibles para su descarga una vez que el add-on ha sido pagado. Si su empresa decide añadir la integración de Jive a Office 365, tendrá la posibilidad de ser más productivo utilizando menos software del que se requería anteriormente.

Para utilizar Jive con cualquiera de las aplicaciones de Microsoft Office 365, siga estos cuatro sencillos pasos:

  1. Inicie una de las aplicaciones a través de la versión móvil o de escritorio.
  2. Dentro de la ventana de plantillas/carpetas a la izquierda (llamada barra lateral), su imagen y su perfil aparecerán en la lista. Debajo de su perfil están las opciones: Nuevo, Reciente y Abierto.
  3. Dentro del área de la ventana principal hay una lista de lugares disponibles para abrir y guardar archivos.
  4. Si es un usuario nuevo y nunca ha configurado Jive para su uso con el software de Office, seleccione +Añadir un servicio.

La imagen proporcionada muestra Microsoft Excel: Mac 2016; sin embargo, el proceso sería similar con todos los demás productos de Microsoft Office compatibles.

Jive para Microsoft Office

Jive para Microsoft Office: PC 2013 y Microsoft Office: Mac 2016 incluye complementos para las cuatro principales aplicaciones de Office Suite (Excel, OneNote, PowerPoint y Word). Esta mejora de software fue diseñada para simplificar la colaboración con los compañeros de trabajo. Ahora con Jive puedes ser coautor de documentos, compartir informes de hojas de cálculo, obtener comentarios sobre una presentación futura y recopilar y gestionar notas de otros miembros del personal.

Dado que el uso de la nube es esencialmente de lo que se trata Jive, lamentablemente, nunca se podrá disponer de compatibilidad con versiones anteriores de Microsoft Office que no sean de la nube.

Jive para Microsoft OneDrive Business

Jive para Microsoft OneDrive fue diseñado para compartir contenido multimedia como archivos de audio, imágenes y vídeos dentro de su comunidad Jive. Cuando agrega contenido a su carpeta Jive de OneDrive, el contenido está disponible inmediatamente para todos los miembros de la comunidad de Jive, y se publica un mensaje en Jive indicando que el contenido que acaba de subir está disponible para su visualización.

Todas las versiones de OneDrive Business son compatibles; sin embargo, ninguna de las aplicaciones OneDrive Personal permitirá la inclusión del plug-in del conector Jive.

Jive para Microsoft Outlook

Microsoft Outlook es donde ocurre la mayor parte de la magia de los complementos de Jive. Dentro de la aplicación Outlook, si el plug-in de Jive ha sido activado, una barra de herramientas adicional estará disponible para añadir a su diseño de ventana. La barra de herramientas de Jive tiene la capacidad de publicar debates, realizar encuestas y ver las transmisiones de la comunidad. La barra de herramientas le proporciona el contenido de Jive en un formato de hilo de correo electrónico y lo presenta en un diseño de estilo bandeja de entrada.

La barra de herramientas de Jive para Outlook convierte el contenido de Jive en mensajes de correo electrónico y crea una cuenta de correo electrónico/buzón de Jive separada para que usted pueda ver y responder al contenido de Jive sin tener que iniciar y utilizar la aplicación Jive.

Jive para Microsoft SharePoint

El conector Jive para SharePoint le permite conectar su cuenta Jive al portal de intranet de su empresa local – esencialmente conectando las dos piezas de software. Esta conexión le permite acceder al portal de intranet que utiliza su empresa, lo que sería imposible sin que el «intermediario» (SharePoint) realice la transferencia.

Dado que Microsoft SharePoint tiene la capacidad de conectarse y mostrar información desde el portal de la intranet, primero debe conectar SharePoint al portal que especifique su departamento de TI o administrador. Después de conectar SharePoint, conecte Jive a SharePoint. Si se enlazan correctamente, se podrán ver más opciones e información desde SharePoint y Jive. Algunos ejemplos de información disponible son

  • Tarjetas de registro
  • Horas de vacaciones
  • Horarios de trabajo
  • Nuevas políticas de la empresa
  • Información sobre impuestos
  • Inscripción/estado del seguro
  • Inscripción de jubilación/estado (401K)

Si necesita ayuda para conectar SharePoint al portal de intranet y luego conectar Jive a SharePoint, póngase en contacto con su departamento de TI o administrador de sistemas informáticos para obtener ayuda.

Ahora que tiene una buena idea de cómo integrar Jive en su rutina diaria de Office 365, puede ver si su empresa está dispuesta a pagar para añadir la función al software Jive y Office 365 ya instalado en su estación de trabajo.