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  3. Simplificación del registro en diario con la contabilidad informatizada

Si está trabajando con un paquete de software de contabilidad computarizado, usted ingresa una sola vez una transacción, lo que simplifica enormemente su registro contable. Todos los detalles que normalmente deben introducirse en una de las páginas del diario, en una de las cuentas del libro mayor y en las cuentas de deudor, acreedor y otras cuentas se contabilizan automáticamente.

El proceso de contabilizar primero en los diarios y después en el libro mayor y en las cuentas individuales de deudor o acreedor puede llevar mucho tiempo. Afortunadamente, la mayoría de las empresas de hoy en día utilizan programas de contabilidad computarizados, por lo que la misma información no necesita ser ingresada tantas veces. La computadora hace el trabajo por usted.

El método mediante el cual se introduce inicialmente la operación varía según la clase de operación. Para mostrarle lo que implica hacer entradas en un sistema de contabilidad computarizado, las siguientes figuras muestran una entrada cada una del diario de Recibos de caja, el diario de Desembolsos de caja y el diario de Ventas.

Introducción de información de entradas de caja

Como puede ver en la primera imagen, para introducir el pago de S. Smith, todo lo que tiene que hacer es escribir «S. Smith» en la casilla «Received From». Aparecerán todas las facturas pendientes. Puede marcar las facturas a pagar, indicar la forma de pago (en este caso, un cheque), introducir el número de cheque y pulsar «Guardar y cerrar».

Un pago del cliente S. Smith en el diario computarizado de recibos de caja.

Cuando usted utiliza un paquete de software para rastrear sus recibos de caja, las siguientes cuentas se actualizan automáticamente:

  • El importe correspondiente se carga en la cuenta de efectivo.
  • A la cuenta de deudores se le abona el importe correspondiente.
  • Se abona el importe correspondiente en la cuenta de deudor.

Esto es mucho más sencillo que añadir la transacción al diario de Recibos de caja, cerrar el diario a fin de mes, añadir las transacciones a las cuentas afectadas por los recibos de caja y luego (¡por fin!) cerrar los libros.

Introducción de información sobre pagos en efectivo

Los desembolsos de efectivo son aún más fáciles que los recibos de caja cuando se tiene un sistema computarizado de su lado. Por ejemplo, cuando pague sus cuentas (vea la siguiente imagen), todo lo que necesita hacer es ir a la pantalla de pago de cuentas para QuickBooks. En este ejemplo, se enumeran todas las facturas de marzo, por lo que todo lo que tiene que hacer es seleccionar las facturas que desea pagar y el sistema pone en marcha automáticamente los pagos.

Pagar las facturas que vencen en marzo en el diario computarizado de desembolsos en efectivo.

Los beneficios de este sistema incluyen:

  • Los cheques pueden ser impresos automáticamente por el paquete de software.
  • Cada una de las cuentas de acreedor se actualiza para mostrar que se ha efectuado el pago.
  • A la cuenta de Acreedores se le carga el importe apropiado para su transacción, lo que disminuye el importe debido a los acreedores.
  • La cuenta de efectivo se abona en la cantidad apropiada para su transacción, lo que disminuye la cantidad de efectivo disponible (porque está designado para ser utilizado para pagar las facturas correspondientes).

Introducción de información de ventas

Cuando se realizan las entradas necesarias en el sistema contable informatizado para la información que normalmente se encontraría en un diario de ventas (por ejemplo, cuando un cliente paga su producto a crédito), se puede crear automáticamente una factura para la compra. La siguiente imagen muestra cómo se ve esa factura cuando es generada por un sistema de contabilidad computarizado.

Añadiendo el nombre del cliente en la casilla «Cliente» se rellena automáticamente toda la información necesaria del cliente. La fecha aparece automáticamente y el sistema asigna un número de factura de deudor. Usted añade la cantidad y selecciona el tipo de producto comprado en la sección «Código del artículo», y el resto de la factura se calcula automáticamente.

Cuando la factura es definitiva, puede imprimirla y enviarla al cliente.

Factura de un cliente por la compra de S. Smith en el diario de ventas computarizado.

La imagen anterior no muestra los impuestos sobre las ventas, pero esa información es fácilmente calculada y añadida por el sistema. Si se indican los impuestos sobre las ventas en la información del cliente, esas cifras se calculan automáticamente.

Al rellenar la factura en el sistema contable también se actualizan las cuentas afectadas:

  • A la cuenta de deudores se le carga el importe apropiado, lo que aumenta el importe debido por los deudores en ese importe.
  • Se abona en la cuenta de ventas el importe apropiado, lo que aumenta los ingresos recibidos por ese importe.
  • La factura se añade a las facturas pendientes del deudor para que cuando éste realice un pago, la factura pendiente aparezca en la pantalla de pago.