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  3. Protección de cuentas de cheques, cuentas de ahorros y cuentas comerciales de caja chica

Proteja las cuentas de cheques, ahorros y caja chica de su empresa. El efectivo utilizado en un negocio es vulnerable;»sumergirse» en las cuentas de cheques, ahorros y caja chica puede ser tentador para algunos empleados. Proteja esas cuentas con medidas de seguridad.

Usted no es el único que maneja el dinero en efectivo para su negocio. Algunos empleados se encuentran con efectivo entrante en las cajas registradoras y otros abriendo el correo y buscando cheques para órdenes de compra de productos o de pago de facturas y cheques de otras fuentes. Los empleados pueden necesitar dinero para gastos menores para pagar el correo enviado contra reembolso (collect on delivery) o para pagar otras necesidades inesperadas y de bajo costo.

Usted puede volverse loco de preocupación por todo este flujo de efectivo, pero sólo con poner en marcha los controles adecuados para su dinero en efectivo puede ayudar a proteger las joyas de la familia de su negocio. El efectivo fluye a través de su negocio de cuatro maneras clave:

  • Depósitos y pagos dentro y fuera de sus cuentas corrientes
  • Depósitos y pagos en y desde sus cuentas de ahorro
  • Fondos de caja chica en lugares críticos donde se puede necesitar efectivo rápido
  • Transacciones realizadas en sus cajas registradoras

Cuentas corrientes

Casi cada centavo que entra en su negocio fluye a través de la cuenta de cheques de su negocio (al menos eso es lo que debería suceder). Ya sea que se trate de efectivo recaudado en sus cajas registradoras, pagos recibidos por correo, efectivo utilizado para llenar las cajas registradoras o cuentas de caja chica, pagos enviados para pagar obligaciones comerciales o cualquier otra necesidad de efectivo, este efectivo entra y sale de su cuenta corriente. Es por eso que su cuenta de cheques es su principal herramienta para proteger su flujo de efectivo.

Decidir sobre los tipos de controles

Después de elegir su banco, debe considerar qué tipo de cheques desea utilizar en su negocio. Por ejemplo, necesita cheques diferentes dependiendo de si escribe a mano cada cheque o si imprime cheques desde su sistema de contabilidad informatizado.

Si planea girar sus cheques, lo más probable es que utilice un cheque comercial en una carpeta de tres anillos; este tipo de cheque consiste en un vale a la izquierda y un cheque a la derecha (vea la imagen). Esto proporciona el mejor control para los cheques manuales porque cada cheque y vale están numerados. Cuando se emite un cheque, el vale debe ser llenado con detalles sobre la fecha, el destinatario del cheque y el propósito del cheque.

Crédito: Un ejemplo de cheque es de Deluxe.com. Un cheque de negocios es usado por muchos negocios que escriben manualmente sus cheques.

Si planea imprimir cheques desde su sistema de contabilidad computarizado, necesitará ordenar cheques que coincidan con la programación de ese sistema. Cada programa de software tiene una plantilla única para imprimir cheques. Consulte su paquete de software de contabilidad para obtener más información sobre los tipos de cheques que están disponibles y cómo solicitarlos.

Inicialmente, cuando el negocio es pequeño, usted puede mantener el control de la salida de dinero firmando cada cheque. Pero a medida que el negocio crece, probablemente se dará cuenta de que necesita delegar las responsabilidades de firmar cheques a otra persona, especialmente si su negocio requiere que viaje con frecuencia.

Organizar los depósitos en la cuenta corriente

Por supuesto, usted también necesita depositar dinero en la cuenta corriente, y quiere asegurarse de que sus recibos de depósito contengan todos los detalles necesarios, así como la documentación que respalde la información del depósito. La mayoría de los bancos proporcionan recibos de depósito impresos con todos los detalles necesarios para asegurarse de que el dinero se deposita en la cuenta apropiada. Por lo general, también le proporcionan un sello de «Sólo para depósito» que incluye el número de cuenta para el reverso de los cheques.

Quienquiera que abra su correo comercial debe ser instruido a usar el sello «Sólo para depósito» inmediatamente en el reverso de cualquier cheque recibido en el correo.

Este sello hace que sea mucho más difícil para cualquier persona usar ese cheque para otros propósitos que no sean los de su negocio.

Cuentas de ahorro

Algunos negocios encuentran que tienen más dinero del que necesitan para cumplir con sus planes inmediatos. En lugar de mantener ese dinero extra en una cuenta que no devenga intereses, muchos negocios abren una cuenta de ahorros para almacenar el dinero extra.

Si usted es dueño de una pequeña empresa con pocos empleados, probablemente será usted quien controle el flujo de dinero que entra y sale de su cuenta de ahorros. A medida que crezca y descubra que necesita delegar la responsabilidad de los ahorros del negocio, asegúrese de pensar cuidadosamente sobre quién tiene acceso y cómo documentará el flujo de fondos que entra y sale de la cuenta de ahorros.

Cuentas de caja para gastos menores

Cada negocio necesita dinero inesperado casi una vez a la semana. Ya sea dinero para pagar al cartero cuando trae una carta o paquete contra reembolso, dinero para comprar algunos sellos de emergencia para sacar el correo, o dinero para algunos suministros de oficina necesarios antes de la próxima entrega, los negocios necesitan tener algo de dinero en efectivo a mano, llamado caja chica, para gastos inesperados.

Debe guardar entre $50 y $100 en una caja chica. Si usted se enfrenta a gastos en efectivo con más o menos frecuencia de lo que esperaba inicialmente, puede ajustar la cantidad que se guarda en la caja chica en consecuencia. Asegúrese de establecer un buen sistema de control que requiera que cualquier persona que use el dinero en efectivo escriba un vale que especifique cuánto se usó y por qué.