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  3. Preparación de una cuenta de explotación (PyG) para una empresa

Antes de que pueda preparar una declaración de ingresos para su empresa, debe calcular las ventas netas y el costo de los bienes vendidos utilizando la información que aparece en su hoja de trabajo. Luego, puede usar el resto de los números de su hoja de trabajo para preparar la declaración de ingresos de su negocio.

Búsqueda de ventas netas

Las ventas netas son el total de todas sus ventas menos cualquier descuento. Para calcular las ventas netas, observe las partidas relativas a las ventas, los descuentos y las comisiones de ventas en su hoja de trabajo.

Por ejemplo, suponga que su hoja de trabajo enumera las Ventas Totales en $20,000 y $1,000 en descuentos dados a los clientes. Además, de acuerdo con su hoja de trabajo, su negocio pagó $125 en cargos de tarjeta de crédito en las ventas. Para encontrar sus Ventas Netas, usted resta los descuentos y cargos de la tarjeta de crédito del monto de sus Ventas Totales, lo que le deja con $18,875.

Búsqueda de costes de producción vendidos

El costo de los bienes vendidos es la cantidad total que su empresa gastó para comprar o fabricar los bienes o servicios que usted vendió. Para calcular este importe para una empresa que compra sus productos terminados a otra empresa con el fin de venderlos a los clientes, se empieza con el valor del inventario de apertura de la empresa, se suman todas las compras de nuevo inventario y, a continuación, se restan los inventarios finales (es decir, los inventarios que todavía están en las estanterías de la tienda o en el almacén; aparecen en el balance general).

A continuación se presenta un cálculo básico del Costo de ventas:

Para simplificar el ejemplo anterior para calcular el Coste de ventas, suponga que los valores Inventario inicial (el valor de inventario al principio del período contable) e Inventario final (el valor de inventario al final del período contable) son los mismos.

Extraer las cantidades restantes de su hoja de trabajo

Después de calcular las ventas netas y el costo de los bienes vendidos, puede utilizar el resto de los números de su hoja de trabajo para preparar el estado de resultados de su negocio.

Es una práctica estándar mostrar tres períodos contables en un estado de resultados, por lo que el siguiente ejemplo enumera el valor de las cifras de tres meses (pero sólo muestra los números reales de un mes).

Estado de Resultados
Sociedad X
mayo de 2011
Meses terminadosMayoAbrilMarzoIngresos:Ventas Netas$18,875 Costo de Bienes Vendidos(6,500)Ganancia Bruta$12,375 Gastos de Operación:Publicidad$1,500 Cargos por servicios bancarios120Gastos de seguro100Gastos de intereses125Tarifas legales y contables300Gastos de oficina250Gastos de pago de impuestos350Gastos de correo75Gastos de alquiler800Salarios3,500Suministros300Gastos telefónicos200Servicios públicos255Gastos totales de operación$7,875Ingresos netos$4,500La mayoría de los

dueños de negocios prefieren no mostrar todos los detalles de sus operaciones a los de afuera. Recuerde, cuanta más información proporcione a personas ajenas a su empresa, más sabrán cómo funciona y más fácil les resultará idear estrategias para competir con su negocio. Debería considerar la posibilidad de resumir la sección Gastos en cuentas de explotación (PyG) que se distribuyen externamente.

En el caso de los extractos externos, muchas empresas agrupan todos los gastos de publicidad y promoción en una partida individual y todos los gastos administrativos en otra partida individual.

Calcular el costo de los bienes vendidos

Las empresas que fabrican sus propios productos en lugar de comprarlos para venderlos en el futuro deben hacer un seguimiento del inventario en tres niveles diferentes:

  • Materias primas: Esta partida incluye las compras de todos los artículos utilizados para fabricar los productos de su empresa. Por ejemplo, una tienda de caramelos compra todos los ingredientes para hacer el caramelo que vende, por lo que el valor de cualquier inventario disponible que no haya sido usado para hacer caramelos debe aparecer en el renglón de materias primas.
  • Inventario de trabajo en curso: Esta partida muestra el valor de los productos que se están fabricando pero que aún no están listos para la venta. Es poco probable que una tienda de caramelos de dulce de leche tenga algo en esta línea, teniendo en cuenta que el caramelo de leche no tarda más de unas pocas horas en hacerse.Muchas empresas de fabricación tardan semanas o meses en fabricar productos y, por lo tanto, suelen tener una parte del valor de inventario en esta partida.
  • Inventario de productos terminados: Esta partida enumera el valor del inventario que está listo para la venta. Para una empresa que no fabrica sus propios productos, el inventario de productos terminados es el mismo que el de la partida de inventario.

Si lleva los libros de una empresa que fabrica sus propios productos, puede utilizar un sistema de contabilidad informatizado para realizar un seguimiento de las distintas cuentas de inventario. Sin embargo, el software básico del sistema de contabilidad no lo cortará – usted necesita un paquete más avanzado para poder rastrear múltiples tipos de inventario.